Slechts een op de vijf organisaties slaagt erin om kennisdeling te faciliteren in één kennissysteem. Tegenwoordig is de kennis van medewerkers een belangrijke toegevoegde waarde voor klanten. Het is daarom belangrijk dat kennisdeling centraal staat en kennis wordt geborgd op een centrale plek. Maar hoe doe je dit? En hoe veeg je die technische belemmeringen van tafel? Je leest het in deze blog.

Technische belemmeringen van kennisdeling

98% van de organisaties geeft aan dat zij continu kennisdeling willen faciliteren met behulp van een technisch systeem. Tot op heden lukt dat slechts 20% van de organisaties. De oorzaken hiervan liggen nogal uiteen. Wanneer we kijken naar technische oorzaken, zijn er drie belangrijke te noemen. Ten eerste is technologie niet altijd gebruiksvriendelijk of verouderd. Hierdoor zijn medewerkers minder geneigd om het kennissysteem te gebruiken om kennis op te doen, of om kennis te delen met anderen. Ook komt het vaak voor dat er meerdere systemen worden gebruikt, waardoor het verspreiden van kennis wordt bemoeilijkt. Ten slotte is het niet mogelijk om impliciete kennis vast te leggen. De meeste organisaties stimuleren alleen het vastleggen van expliciete kennis; feitelijke kennis welke makkelijk vast te leggen is in tekst en beeld. Hierdoor kan impliciete kennis (bedrijfsgebonden waarden, ervaringen, inzichten en routines) verloren gaan.

In 5 stappen een centraal kennissysteem

Uit bovenstaande drie punten blijkt dat er op technisch vlak heel wat punten zijn die kennisdeling kunnen belemmeren. Om continu kennisdeling succesvol te maken, wordt het gebruik van één kennissysteem aangeraden. Wanneer je alleen kennis centraal vastlegt, hoeven medewerkers slechts een systeem te raadplegen voor kennis. We geven vijf stappen om een toegankelijk kennissysteem op te zetten, dat aansluit op de behoefte van jouw medewerkers.

  • Analyseer de leerbehoefte en welke kennis er nodig is
    Door onderzoek te doen naar de huidige en gewenste kennis van jouw medewerkers, kun je de leerbehoefte meten. Wanneer je deze in kaart hebt gebracht, kun je een concrete strategie opstellen.

  • Stel het leeraanbod samen
    Stel het leeraanbod samen en bepaal hoe je deze gaat vastleggen. Denk hierbij ook aan hoe je impliciete kennis gaan vastleggen. Je kunt kennis op ontzettend veel manieren vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan trainingen, YouTube, interviews met medewerkers en simpelweg artikelen en documenten. Zolang je alles maar opslaat in het centrale kennissysteem.

  • Stel een plan op voor het borgen en updaten van kennis
    Wijs de beheerders van de kennisbank aan, bepaal wie content gaat plaatsen, updaten en wie deze content gaat controleren. Je kunt er voor kiezen om voor iedere categorie van de kennisbank een expert aan te wijzen die de content plaatst over alles op dat gebied. Deze contentmanagers zetten grote hoeveelheden informatie om in makkelijk leesbare stukken tekst zodat deze goed te begrijpen zijn voor iedere doelgroep.

  • Het ontwikkelen van content
    Het is belangrijk dat je naast de bestaande content ook continu nieuwe content blijft ontwikkelen om medewerkers te blijven informeren. Je kunt hier ook externe partijen bij betrekken, bijvoorbeeld voor het ontwikkelen van trainingen.

  • Houd het leerproces van medewerkers bij
    Nu is het van belang dat je bijhoudt of het systeem voorziet in de leerbehoefte van jouw medewerkers. Stel daarom leertrajecten op waarin je de ontwikkeling van jouw medewerkers bijhoudt. Het HRM team kan hier een onmisbare bijdrage aan leveren. Hun belangrijkste taak is het waarderen en stimuleren van persoonlijke ontwikkeling. Probeer dit onderwerp dus ook te behandelen in vergaderingen en functioneringsgesprekken.